Legal Guidelines: Representative offices of foreign traders in Vietnam - From basic to specialized fields

HM&P Law Firm
Resources
    Legal Guidelines: Representative offices of foreign traders in Vietnam - From basic to specialized fields
    Posted on: 24/05/2024


     

    LỜI TỰA

    Để thu hút dòng vốn ngoại, Việt Nam hiện nay đã có nhiều chính sách mở cửa đối với nhiều ngành nghề, lĩnh vực đầu tư dành cho nhà đầu tư nước ngoài, có thể kể đến như việc gỡ bỏ điều kiện tiếp cận thị trường, tăng giới hạn sở hữu vốn của nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong một số ngành nghề nhất định, hay các chính sách về ưu đãi, hỗ trợ đầu tư đặc thù. Mặc dù vậy, ở góc độ nhà đầu tư nước ngoài, việc bỏ vốn đầu tư vào một thị trường mới cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt trong giai đoạn chứng kiến sự bất định của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng như hiện nay. Do đó, nhiều nhà đầu tư là các công ty đang hoạt động ở nước ngoài có mong muốn thành lập văn phòng đại diện (“VPĐD”) tại Việt Nam để thăm dò thị trường trước khi quyết định rót vốn đầu tư lâu dài. Việc thành lập VPĐD tại Việt Nam không chỉ phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, tìm hiểu thị trường trước khi đầu tư mà còn nhằm tìm kiếm đối tác, xúc tiến thương mại cho hoạt động của công ty ở nước ngoài. 
    Với đặc thù không được thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, việc thành lập, hoạt động và quản lý đối với VPĐD cũng đơn giản hơn so với một chi nhánh của công ty nước ngoài hoặc một công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Tuy vậy, trên thực tế, nhiều VPĐD vẫn thường xuyên gặp phải những khó khăn, vướng mắc trong quá trình hoạt động liên quan đến nghĩa vụ tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.
    Thấu hiểu được những khó khăn, vướng mắc mà nhà đầu tư nước ngoài cũng như những nhân sự đang làm việc tại các VPĐD gặp phải liên quan đến các quy định về thành lập và hoạt động của VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Công ty Luật TNHH HM&P (“HM&P”) đã soạn thảo và trân trọng giới thiệu đến Quý độc giả Ấn phẩm Hướng dẫn pháp lý: VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam – Từ lĩnh vực cơ bản đến chuyên ngành, nhằm giúp các nhà đầu tư nước ngoài đang mong muốn thành lập VPĐD tại Việt Nam và các VPĐD đang hoạt động tại Việt Nam hiểu rõ hơn về những quy định pháp luật hiện hành, điều chỉnh hoạt động của VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. 
    Chúng tôi hy vọng ấn phẩm này sẽ được Quý độc giả đón nhận và trở thành một tài liệu quý giá dành cho các VPĐD. Mặc dù đã rất cố gắng, tài liệu này vẫn sẽ có những thiếu sót và không thể chứa đựng tất cả những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải. HM&P rất mong nhận được sự thông cảm và sự phản hồi, góp ý của các doanh nghiệp, các anh, chị, em đồng nghiệp.

    Trường hợp phát sinh bất kỳ vấn đề nào liên quan đến tài liệu này hoặc về dịch vụ pháp lý mà HM&P cung cấp, Quý vị có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây:

    Luật sư điều hành:

    Luật sư Nguyễn Văn Phúc

    Số điện thoại: 0932 768 630

    Email: phuc.nguyen@hmplaw.vn

    Công ty Luật TNHH HM&P

    Địa chỉ: Tầng 7, Tòa nhà ITAXA, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. HCM

    Số điện thoại: +84 28 73080839

    Email: counsel@hmplaw.vn

    Website: hmplaw.vn

     


    CÁC VẤN ĐỀ CHUNG
    1.    Nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài được phép thành lập VPĐD tại Việt Nam đối với các ngành và phân ngành dịch vụ nào?
    Thương nhân nước ngoài được phép thành lập VPĐD tại Việt Nam đối với các ngành, phân ngành dịch vụ dưới đây:

    STT

    Các ngành/ phân ngành

    Cơ quan quản lý chuyên ngành

    1

    Dịch vụ kinh doanh:

    A- Dịch vụ chuyên môn

    1- Dịch vụ pháp lý

    Bộ Tư pháp

    2- Dịch vụ kế toán, kiểm toán và ghi sổ kế toán

    Bộ Tài chính

    3- Dịch vụ tư vấn thuế

    Bộ Tài chính

    4- Dịch vụ kiến trúc

    Bộ Xây dựng

    5- Dịch vụ tư vấn kỹ thuật*

    6- Dịch vụ quy hoạch đô thị và kiến trúc cảnh quan đô thị

    Bộ Xây dựng

    7- Dịch vụ thú y

    Bộ Nông nghiệp và PTNT

    B- Dịch vụ máy tính và các dịch vụ liên quan

    Bộ Thông tin và Truyền thông

    C- Dịch vụ nghiên cứu và phát triển

    Bộ Khoa học và công nghệ

    D- Dịch vụ cho thuê không kèm người điều khiển

    Bộ Công Thương

    E- Các dịch vụ kinh doanh khác

    1- Dịch vụ quảng cáo

    Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

    2- Dịch vụ nghiên cứu thị trường

    Bộ Công Thương

    3- Dịch vụ tư vấn quản lý

    Bộ Công Thương

    4- Dịch vụ liên quan đến tư vấn quản lý

    Bộ Công Thương

    5- Dịch vụ liên quan đến nông nghiệp, sân bắn và lâm nghiệp

    Bộ Nông nghiệp và PTNT

    6- Dịch vụ liên quan đến khai thác mỏ

    Bộ Công Thương

    7- Dịch vụ liên quan đến sản xuất

    Bộ Công Thương

    8- Dịch vụ liên quan đến tư vấn khoa học kỹ thuật

    Bộ Công Thương, Bộ Khoa học và công nghệ

    9- Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, máy móc thiết bị

    Bộ Công Thương

    2

    Dịch vụ thông tin

    Bộ Thông tin và Truyền thông

    3

    Dịch vụ xây dựng và các dịch vụ kỹ thuật liên quan

    Bộ Xây dựng

    4

    Dịch vụ phân phối

    Bộ Công Thương

    5

    Dịch vụ giáo dục

    Bộ Giáo dục và Đào tạo

    6

    Dịch vụ môi trường

    Bộ Tài nguyên và Môi trường

    7

    Dịch vụ tài chính

    Bộ Tài chính, Ngân hàng nhà nước

    8

    Dịch vụ y tế và xã hội

    Bộ Y tế

    9

    Dịch vụ du lịch và dịch vụ liên quan

    Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

    10

    Dịch vụ giải trí, văn hóa và thể thao

    Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

    11

    Dịch vụ vận tải

    Bộ Giao thông vận tải

    12

    Các dịch vụ hỗ trợ vận tải biển

    Bộ Công Thương

    *   VPĐD của nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài trong lĩnh vực tư vấn kỹ thuật không chịu sự quản lý chuyên ngành. Việc thành lập, tổ chức, hoạt động sẽ theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
     

    2.    Tổng quan về thủ tục cấp giấy phép thành lập VPĐD

    STT

    Hạng Mục

    Nội Dung

    1

    Cơ quan cấp phép

    • Sở Công Thương nơi VPĐD đặt trụ sở nếu trụ sở VPĐD đặt ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.  
    • Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nếu Trụ sở của VPĐD đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

    2

    Cách thức nộp hồ sơ

    Thương nhân nước ngoài thực hiện nộp hồ sơ đến Cơ quan cấp phép theo một trong các hình thức sau:

    • Trực tiếp;
    • Qua đường bưu điện;
    • Trực tuyến (tùy thuộc tỉnh, thành phố đủ điều kiện áp dụng).

    3

    Thành phần hồ sơ

    01 (một) bộ hồ sơ bao gồm:

    1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
    2. Bản sao GĐKKD hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
    3. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;
    4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
    5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu VPĐD;
    6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD bao gồm (i) Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở VPĐD; và (ii) Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở VPĐD

    Lưu ý:

    • Tài liệu số (2) phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.
    • Các tài liệu số (3), (4), (5) phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

    4

    Phí/lệ phí

    3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép[1]

    5

    Kết quả

    Giấy phép thành lập VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

    3.    Trình tự cấp giấy phép thành lập VPĐD

    Lưu ý: Việc lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành được thực hiện trong trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

     

    4.    Thương nhân nước ngoài muốn thành lập VPĐD tại Việt Nam phải đáp ứng điều kiện gì?
    Thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:
    (i)    Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
    (ii)    Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
    (iii)    Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
    (iv)    Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
    Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập VPĐD phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành, như được nêu tại Mục 3. 

     

    5.    Người đứng đầu VPĐD cần phải đáp ứng điều kiện gì?
    Hiện tại, quy định pháp luật không quy định cụ thể điều kiện để được bổ nhiệm và trở thành người đứng đầu VPĐD, tuy vậy, người đứng đầu VPĐD là người phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của VPĐD trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền. Do đó, về cơ bản người đứng đầu VPĐD phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật dân sự để có thể đại diện theo ủy quyền. Cụ thể là phải từ đủ 18 tuổi trở lên và không bị mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 6 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì người đứng đầu VPĐD của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
    •    Người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
    •    Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
    •    Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
    •    Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
    Một vấn đề khác mà người đứng đầu VPĐD cần lưu ý, là việc người đứng đầu VPĐD phải có văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu VPĐD theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu VPĐD vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

     

    6.    Giấy tờ có giá trị tương đương với Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài có thể là loại giấy nào?
    Tùy theo quy định tại quốc gia đăng ký của thương nhân nước ngoài, thương nhân nước ngoài có thể tồn tại Giấy đăng ký kinh doanh (Certificate of Incorporation) hoặc Giấy phép kinh doanh (Business License) hoặc thậm chí cả hai loại giấy tờ này. Trên thực tế, theo nội dung trả lời của Sở Công thương TP. HCM cũng như kinh nghiệm thực hiện thủ tục này trên thực tế của chúng tôi tại Tp. Hồ Chí Minh chỉ có Giấy phép kinh doanh (Business License/Business Registration) là có giá trị tương đương và được hiểu là Giấy phép kinh doanh quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Tuy nhiên, nếu Sở Công thương TP. HCM vận dụng cách hiểu này khi xem xét hồ sơ thành lập VPĐD sẽ gây khó khăn đối với các thương nhân chỉ có Giấy đăng ký kinh doanh theo quy định của quốc gia đăng ký. Đồng thời, đây chỉ là nội dung phản hồi của Sở Công thương TP. HCM, chưa có văn bản quy định chính thức và cũng chưa mang tính áp dụng chung đối với các cơ quan cấp phép khác. Đối với một số Sở Công Thương của các tỉnh, thành khác của Việt Nam, HM&P nhận thấy các đơn vị này vẫn chấp nhận Giấy đăng ký kinh doanh (Certificate of Incorporation) hoặc Giấy phép kinh doanh (Business License) trong quá trình cấp phép cho thương nhân nước ngoài.

     

    7.    Thay đổi loại hình doanh nghiệp của thương nhân nước ngoài thì có cần điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD hay không?
    Theo quy định tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD nếu có sự thay đổi tên gọi của thương nhân nước ngoài. Thông thường, tên gọi của thương nhân nước ngoài sẽ hàm chứa tên loại hình doanh nghiệp của thương nhân nước ngoài. Trường hợp này, việc thay đổi loại hình doanh nghiệp, dẫn đến thay đổi tên gọi của thương nhân nước ngoài và thương nhân nước ngoài sẽ phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập VPĐD. Ngược lại, nếu việc thay đổi loại hình doanh nghiệp của thương nhân nước ngoài không làm thay đổi tên gọi của thương nhân nước ngoài, thương nhân nước ngoài sẽ không phải thực hiện thủ tục này

     

    8.    Giấy phép thành lập VPĐD được gia hạn sẽ có thời hạn bao lâu và được gia hạn tối đa bao nhiêu lần?
    Theo quy định tại Khoản 1, Khoản 3 Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trường hợp được gia hạn, giấy phép thành lập VPĐD sẽ có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Điều này có nghĩa giấy phép này sẽ có thời hạn tối đa 05 năm. Tuy nhiên, nếu Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định về thời hạn thì thời hạn của giấy phép thành lập VPĐD sẽ tuân theo thời hạn của các giấy tờ kể trên.
    Quy định pháp luật hiện hành không giới hạn số lần VPĐD được gia hạn giấy phép thành lập. Tuy nhiên, khi gia hạn giấy phép thành lập, thương nhân nước ngoài vẫn phải nộp 01 bộ hồ sơ tương tự như khi thành lập mới VPĐD (không bao gồm tài liệu về việc bổ nhiệm người đứng dầu VPĐD, giấy tờ pháp lý của người đứng đầu VPĐD và tài liệu về trụ sở VPĐD), liên quan đến các điều kiện về hoạt động và giấy phép của thương nhân nước ngoài ở nước ngoài. Do đó, thương nhân nước ngoài vẫn cần phải đảm bảo các điều kiện này trong mỗi lần gia hạn giấy phép thành lập VPĐD.
     

     

    9.    Thương nhân nước ngoài có cần phải có phải có mặt tại Việt Nam khi tiến hành thành lập VPĐD?
    Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, việc nộp hồ sơ thành lập VPĐD được thực hiện qua hình thức trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép. Do đó, thương nhân nước ngoài không cần phải có mặt tại Việt Nam khi thành lập VPĐD. Quá trình thành lập VPĐD chỉ bao gồm công tác nộp hồ sơ, nhận giấy phép và điều chỉnh hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước (nếu có). Do đó, thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc trực tuyến hoặc thông qua một bên thứ ba như các công ty luật, văn phòng luật sư tại Việt Nam để đại diện thực việc nộp hồ sơ và nhận giấy phép.

     

    10.    Người đứng đầu VPĐD là người nước ngoài có phải xin giấy phép lao động không?
    Theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 151, Khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 thì hiện tại người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, và chỉ có Trưởng VPĐD, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam mới được miễn Giấy phép lao động.
    Đối với trưởng VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (không phải tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ) sẽ không thuộc diện được miễn cấp giấy phép lao động và cần tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động quy định của pháp luật. 

     

    Trên đây là trích dẫn của ấn phẩm. Vui lòng xem và tải nội dung đầy đủ của ấn phẩm (file PDF) tại đây


    [1] Điểm a khoản 1 Điều 4, Thông tư 143/2016/TT-BTC ngày 26/9/2016.