Đầu tư ra nước ngoài hiện nay là một trong những hoạt động mà nhiều doanh nghiệp trong nước đang hướng đến. Tuy nhiên, tương tự các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào Việt Nam, các doanh nghiệp Việt Nam khi đầu tư ra nước ngoài cũng sẽ gặp một số khó khăn, trở ngại nhất định, liên quan đến yếu tố thị trường và các quy định của nước sở tại. Do đó, thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có xu hướng thành lập một văn phòng đại diện để xúc tiến hoạt động kinh doanh tại nước ngoài, đồng thời tìm hiểu về thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư chính thức tại nước sở tại.
Văn phòng đại diện, với tính chất đặc thù tại nhiều quốc gia là không được quyền thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phát sinh doanh thu, lợi nhuận. Do đó, căn cứ vào quy định hiện nay của Luật Đầu tư ghi nhận hoạt động đầu tư ra nước ngoài là việc nhà đầu tư chuyển vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài, sử dụng lợi nhuận thu được từ nguồn vốn đầu tư này để thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh ở nước ngoài, có thể thấy việc thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không được xem là hoạt động đầu tư ra nước ngoài. Tuy vậy, để thành lập một văn phòng đại diện tại nước ngoài, ngoài các quy định riêng biệt tại mỗi nước sở tại, doanh nghiệp Việt Nam còn phải tuân thủ các thủ tục hành chính khác tại Việt Nam.
1. Thủ tục thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
FPT hiện có văn phòng đại diện tại 29 quốc gia và vùng lãnh thổ. Nguồn: https://fpt.com/
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Tuy nhiên, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Đây đơn thuần là thủ tục thông báo sau khi đã hoàn tất việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài. Do đó, doanh nghiệp trong nước sẽ không bắt buộc phải tuân thủ các điều kiện nào trong nước để có thể thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài. Thay vào đó, doanh nghiệp trong nước sẽ tập trung hơn vào các điều kiện tại nước sở tại.
Hiện nay, thủ tục thông báo được thực hiện khá đơn giản, doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục này trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần hoàn thiện thông báo theo Mẫu tại Phụ lục II-8, ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, đồng thời đính kèm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.
2. Thủ tục cấp phép mở và sử dụng tài khoản ngoại tệ ở nước ngoài
Mặc dù không phải thực hiện các thủ tục về đầu tư trước khi thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài. Tuy nhiên, để chi trả cho các chi phí hoạt động ở nước ngoài của văn phòng đại diện, đồng thời trong một số trường hợp nhằm đáp ứng điều kiện để thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp trong nước phải thực hiện thủ tục cấp phép mở và sử dụng tài khoản ngoại tệ ở nước ngoài trước khi mở và sử dụng tài khoản ngoại tệ ở nước ngoài. Các trường hợp này hiện nay được quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 3 Thông tư 20/2015/TT-NHNN.
2.1. Mở tài khoản ngoại tệ để đáp ứng các điều kiện thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định pháp luật nước sở tại
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định ngân hàng mình sẽ tiến hành mở tài khoản ngoại tệ ở nước ngoài, bao gồm các thông tin về số lượng tài khoản, loại ngoại tệ tương ứng với mỗi tài khoản, nơi mở tài khoản, ngân hàng và địa chỉ của ngân hàng.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải xác định được ngân hàng trong nước nơi mình sẽ thực hiện việc chuyển tiền ra nước ngoài.
Sau khi đã có các thông tin trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau để nộp cho Ngân hàng Nhà nước, hồ sơ bao gồm:
a. Đơn đề nghị cấp Giấy phép theo Phụ lục số 01 đính kèm Thông tư 20/2015/TT-NHNN.
b. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc các giấy tờ khác tương đương theo quy định của pháp luật.
c. Bản sao kèm bản dịch tiếng Việt tài liệu của bên nước ngoài chứng minh việc tổ chức kinh tế phải mở tài khoản tại nước sở tại để đáp ứng điều kiện xin cấp phép thành lập và hoạt động cho chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài theo quy định của pháp luật nước sở tại.
d. Bản sao kèm bản dịch tiếng Việt văn bản của cơ quan thẩm quyền của nước sở tại cho phép thành lập và hoạt động tạm thời cho chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ trên, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính đến Ngân hàng Nhà nước (Vụ Quản lý ngoại hối). Ngân hàng Nhà nước sẽ xem xét cấp Giấy phép mở và sử dụng tài khoản ngoại tệ ở nước ngoài trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp từ chối cấp phép, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có văn bản thông báo rõ lý do. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Ngân hàng Nhà nước sẽ có văn bản yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ.
Doanh nghiệp lưu ý rằng, đối với các tài liệu được cấp bởi cơ quan, tổ chức nước ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu này trước khi nộp cho Ngân hàng Nhà nước.
2.2. Mở tài khoản ngoại tệ để phục vụ hoạt động văn phòng đại diện ở nước ngoài
Về cơ bản, thủ tục này cũng tương tự như trường hợp cấp phép mở tài khoản ngoại tệ để đáp ứng các điều kiện thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định pháp luật nước sở tại. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số khác biệt về hồ sơ cần nộp, cụ thể, hồ sơ bao gồm:
a. Đơn đề nghị cấp Giấy phép theo Phụ lục số 01 đính kèm Thông tư 20/2015/TT-NHNN.
b. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc các giấy tờ khác tương đương theo quy định của pháp luật.
c. Bản sao văn bản của cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam về việc cho phép hoặc xác nhận đăng ký việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài.
d. Bản sao kèm bản dịch tiếng Việt văn bản của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cho phép được thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài.
e. Quyết định về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài do người đại diện hợp pháp của tổ chức ký.
f. Quyết định phê duyệt chi phí hàng năm cho hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài do người đại diện hợp pháp của tổ chức ký.
g. Quy chế tổ chức hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài do người đại diện hợp pháp của tổ chức ký (nếu có).
