Lựa chọn trọng tài viên: Một quyết định chiến lược trong giải quyết tranh chấp thương mại

Một trong những ưu điểm quan trọng của trọng tài thương mại là quyền của các bên trong việc lựa chọn người giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên đồng nhất một trọng tài viên có danh tiếng hoặc hồ sơ nghề nghiệp nổi bật với một người phù hợp cho vụ việc của mình. Sự phù hợp phụ thuộc vào bản chất tranh chấp, vấn đề pháp lý hoặc chứng cứ có tính quyết định, năng lực điều hành tố tụng và yêu cầu độc lập, khách quan. Vì vậy, lựa chọn trọng tài viên phải được chuẩn bị như một quyết định chiến lược, có thể ảnh hưởng đáng kể đến thời gian, chi phí và hiệu quả giải quyết tranh chấp.

Doanh nghiệp phải kiểm tra điều kiện pháp lý của ứng viên. 

Bắt đầu từ vấn đề cốt lõi của tranh chấp và giới hạn quyền lựa chọn

Trước khi lập danh sách ứng viên, doanh nghiệp cần xác định vấn đề có khả năng quyết định kết quả tranh chấp. Với tranh chấp chủ yếu về giải thích hợp đồng hoặc luật áp dụng, năng lực phân tích pháp lý cần được ưu tiên; với tranh chấp về chất lượng, tiến độ hoặc nguyên nhân kỹ thuật, kinh nghiệm chuyên ngành và đánh giá chứng cứ có thể quan trọng hơn. Trong vụ việc nhiều bên hoặc phức tạp về thẩm quyền, năng lực quản lý thủ tục tố tụng trở thành yếu tố then chốt. Việc xác định đúng trọng tâm giúp doanh nghiệp tránh lựa chọn chỉ dựa trên danh tiếng hoặc thâm niên.

Tiếp đó, doanh nghiệp phải kiểm tra điều kiện pháp lý của ứng viên. Điều 20 Luật Trọng tài thương mại 2010 (Luật TTTM) quy định tiêu chuẩn về năng lực hành vi dân sự, trình độ và kinh nghiệm (có ngoại lệ đối với chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm thực tiễn), đồng thời quy định những trường hợp không được làm trọng tài viên. Cần phân biệt các điều kiện bắt buộc này với tiêu chuẩn bổ sung và giới hạn lựa chọn theo quy tắc của trung tâm trọng tài. Việc kiểm tra phải căn cứ vào phiên bản quy tắc thực sự áp dụng cho vụ tranh chấp và được thực hiện trước khi hết thời hạn lựa chọn hoặc chỉ định trọng tài viên.

Tại Việt Nam, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (“VIAC”) có thể được xem là một trong những trung tâm đáng chú ý trong việc quy định riêng các tiêu chuẩn đối với trọng tài viên tham gia giải quyết tranh chấp tại Trung tâm. Cụ thể, Phụ lục I Quy tắc tố tụng trọng tài VIAC, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, quy định các tiêu chuẩn liên quan đến ngôn ngữ, chuyên môn và kinh nghiệm của trọng tài viên. Đáng chú ý, theo quy định này, người được lựa chọn hoặc chỉ định làm trọng tài viên giải quyết tranh chấp tại VIAC phải có tên trong Danh sách Trọng tài viên của VIAC tại thời điểm được thông báo về việc lựa chọn hoặc chỉ định. Đây là điểm mới so với Quy tắc tố tụng trọng tài VIAC năm 2017, đồng thời tạo ra sự khác biệt so với quy tắc tố tụng của một số trung tâm trọng tài khác tại Việt Nam như Trung tâm Trọng tài Thương nhân Việt Nam (“VTA”), Trung tâm Trọng tài Thương mại Phía Nam (“STAC”), Trung tâm Trọng tài Kinh tế Việt Nam (“VEAC”),... vốn cho phép các bên lựa chọn trọng tài viên không có tên trong danh sách trọng tài viên của trung tâm[1]. Vì vậy, trước khi lựa chọn trọng tài viên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ và bảo đảm tuân thủ các tiêu chuẩn áp dụng tại Trung tâm trọng tài nơi tranh chấp được giải quyết.

Kiểm tra tính độc lập, khách quan, vô tư và xung đột lợi ích

Một trong những nguyên tắc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài được quy định tại khoản 2 Điều 4 Luật TTTM  là trọng tài viên phải độc lập, khách quan, vô tư và tuân theo quy định của pháp luật. Cụ thể hóa nguyên tắc này, Điều 42 Luật TTTM quy định các trường hợp trọng tài viên phải từ chối giải quyết tranh chấp hoặc các bên có quyền yêu cầu thay đổi trọng tài viên, bao gồm: (i) Trọng tài viên là người thân thích hoặc là người đại diện của một bên; (ii) Trọng tài viên có lợi ích liên quan trong vụ tranh chấp; (iii) Có căn cứ rõ ràng cho thấy trọng tài viên không vô tư, khách quan; (iv) Đã là hòa giải viên, người đại diện hoặc luật sư của bất cứ bên nào trước khi đưa vụ tranh chấp đó ra giải quyết tại trọng tài, trừ trường hợp được các bên chấp thuận bằng văn bản.

Một mối quan hệ nghề nghiệp hoặc lợi ích liên quan không đương nhiên đồng nghĩa với việc trọng tài viên phải bị thay đổi; cần đánh giá tính chất quan hệ, mức độ ảnh hưởng và căn cứ luật định. Tuy nhiên, bỏ qua việc thẩm tra có thể dẫn đến yêu cầu thay đổi trọng tài viên, gián đoạn tố tụng và, nếu đáp ứng điều kiện theo Điều 68 Luật TTTM, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của phán quyết. Không nên mặc nhiên quy mọi xung đột lợi ích về căn cứ phán quyết trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam.

Ngoài những trường hợp có thể dễ dàng nhận diện, doanh nghiệp có thể chủ động rà soát các mối quan hệ của ứng viên với các bên tranh chấp, công ty mẹ, công ty con, luật sư và người đại diện của các bên; tìm hiểu những vụ việc mà ứng viên từng tham gia; cũng như xem xét các mối quan hệ nghề nghiệp, hoạt động tư vấn, đại diện hoặc lợi ích tài chính có liên quan. Những thông tin này có thể giúp doanh nghiệp đánh giá đầy đủ hơn về tính độc lập, khách quan, vô tư của ứng viên và nhận diện các nguy cơ xung đột lợi ích có thể phát sinh. Trên thực tế, các trung tâm trọng tài tại Việt Nam thường yêu cầu trọng tài viên được lựa chọn hoặc chỉ định công khai và thông báo kịp thời những tình tiết có thể ảnh hưởng đến tính độc lập, vô tư và khách quan của mình thông qua việc rà soát và ký Bản tuyên bố trọng tài viên theo mẫu của trung tâm. Thông tin được công khai sau đó sẽ được trung tâm trọng tài thông báo cho các bên[2]. Vì vậy, doanh nghiệp cũng cần xem xét kỹ nội dung bản tuyên bố này, thay vì chỉ dựa vào thông tin nghề nghiệp được công bố công khai khi đánh giá ứng viên.

Chuyên môn phải phù hợp với vấn đề cần giải quyết

Trọng tài viên phù hợp không nhất thiết là người có học hàm, học vị hoặc danh tiếng cao nhất. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời hiểu biết pháp lý, kinh nghiệm ngành, năng lực đánh giá chứng cứ và kinh nghiệm quản lý tố tụng. Quan trọng hơn, các tiêu chí này phải được xếp thứ tự ưu tiên theo đặc điểm vụ việc: tranh chấp có thể mang tên một lĩnh vực chuyên ngành nhưng kết quả lại phụ thuộc chủ yếu vào giải thích hợp đồng, thời hiệu, thẩm quyền hoặc nghĩa vụ chứng minh.

Chẳng hạn, trong tranh chấp hợp đồng xây dựng theo FIDIC, doanh nghiệp có thể phải cân nhắc giữa một chuyên gia rất am hiểu kỹ thuật xây dựng nhưng ít kinh nghiệm tố tụng và một trọng tài viên có kinh nghiệm điều hành tranh chấp phức tạp nhưng không chuyên sâu về kỹ thuật. Nếu trọng tâm là nguyên nhân chậm tiến độ hoặc xác định khối lượng phát sinh, kiến thức kỹ thuật có giá trị lớn; nếu tranh chấp chủ yếu về giải thích điều khoản, chứng cứ và thủ tục, kỹ năng pháp lý và tố tụng có thể quan trọng hơn. Đây là sự đánh đổi cần được đánh giá trên hồ sơ cụ thể, không có lựa chọn đúng cho mọi vụ việc.

Tìm hiểu phương pháp tiếp cận pháp lý nhưng không tìm kiếm cam kết về kết quả

Ở những vấn đề pháp luật còn có cách hiểu khác nhau, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết, nghiên cứu, phát biểu chuyên môn công khai và kinh nghiệm nghề nghiệp của ứng viên để đánh giá phương pháp giải thích luật, hợp đồng và chứng cứ. Tuy nhiên, một quan điểm được thể hiện trong bối cảnh khác không thể được coi là dự báo chắc chắn về kết quả của vụ tranh chấp hiện tại.

Ví dụ, khi tranh chấp xây dựng đặt ra câu hỏi về quan hệ giữa pháp luật chuyên ngành, Luật Thương mại và Bộ luật Dân sự, việc xác định quy phạm áp dụng có thể ảnh hưởng đến thời hiệu hoặc chế tài. Thay vì tìm người đã từng ủng hộ lập luận có lợi cho mình, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng ứng viên phân tích xung đột quy phạm, giải thích hợp đồng và cân nhắc đầy đủ chứng cứ của các bên 

Việc tìm hiểu ứng viên phải tuân thủ quy tắc tố tụng và chuẩn mực độc lập, vô tư. Doanh nghiệp không nên tiếp xúc riêng để thảo luận nội dung tranh chấp, thăm dò kết luận hoặc tìm kiếm bảo đảm về phán quyết. Trọng tài viên do một bên lựa chọn cũng không phải người đại diện hoặc người bảo vệ lợi ích của bên đó; giá trị của việc lựa chọn nằm ở năng lực phân xử độc lập và có căn cứ.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thời hạn lựa chọn trọng tài viên theo quy tắc áp dụng để tránh mất cơ hội chủ động lựa chọn.

Lựa chọn trọng tài viên duy nhất và Hội đồng trọng tài ba thành viên

Trong trường hợp tranh chấp được giải quyết bởi Hội đồng trọng tài, thông thường gồm ba trọng tài viên nếu các bên không có thỏa thuận khác, doanh nghiệp cần lưu ý rằng phán quyết trọng tài được thông qua theo nguyên tắc đa số. Trường hợp không đạt được đa số, phán quyết được lập theo quyết định của Chủ tịch Hội đồng trọng tài[3]. Do đó, khi lựa chọn trọng tài viên, doanh nghiệp không nên chỉ đánh giá từng ứng viên một cách riêng lẻ, mà còn cần cân nhắc cơ cấu và sự phối hợp giữa các thành viên trong Hội đồng trọng tài.

Dù vậy, một bên tranh chấp thường không có quyền tự mình thiết kế toàn bộ thành phần Hội đồng trọng tài. Quyền lựa chọn, chỉ định trọng tài viên và Chủ tịch phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên, luật và quy tắc tố tụng áp dụng. Doanh nghiệp vì thế cần đánh giá ứng viên trong phạm vi quyền lựa chọn thực tế của mình, đồng thời cân nhắc khả năng phối hợp chuyên môn giữa các thành viên mà không đồng nhất trọng tài viên do mình lựa chọn với người đại diện cho mình.

Đánh giá hiệu quả tố tụng, thời gian và chi phí thực tế

Ngoài chuyên môn, doanh nghiệp nên tìm hiểu khả năng dành thời gian cho vụ việc, mức độ sẵn sàng tham gia các phiên họp, kinh nghiệm xử lý hồ sơ lớn, sử dụng phiên họp trực tuyến và năng lực quản lý lịch trình. Một ứng viên nổi tiếng nhưng quá bận có thể làm phát sinh gia hạn, trì hoãn và chi phí đáng kể. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thời hạn lựa chọn trọng tài viên theo quy tắc áp dụng để tránh mất cơ hội chủ động lựa chọn.

Trong thực tiễn tố tụng trọng tài, việc một bên lựa chọn trọng tài viên đang cư trú ở nước ngoài hoặc tại tỉnh, thành phố khác với địa điểm trọng tài không phải là điều hiếm gặp. Tuy nhiên, nếu việc lựa chọn trọng tài viên không nhất thiết phải đáp ứng một yêu cầu cụ thể nào về địa điểm cư trú, doanh nghiệp có thể cân nhắc yếu tố này nhằm tối ưu hóa chi phí, đặc biệt khi giá trị tranh chấp không đủ lớn để đánh đổi cho những khoản chi phí phát sinh thêm. Bởi lẽ, chi phí đi lại, lưu trú và các chi phí liên quan khác của trọng tài viên có thể làm tăng tổng chi phí giải quyết tranh chấp do việc tạm ứng và phân bổ các chi phí này sẽ được thực hiện theo quy tắc tố tụng trọng tài áp dụng và quyết định của Hội đồng trọng tài[4]. Do đó, đối với những tranh chấp có giá trị không quá lớn và vấn đề pháp lý tương đối đơn giản, một trọng tài viên có chuyên môn phù hợp với mức phí hợp lý có thể là lựa chọn hiệu quả hơn.

Chi phí đi lại, lưu trú và các khoản chi khác cần được tính đến, nhưng không nên chỉ dựa vào nơi cư trú để đánh giá ứng viên. Tác động thực tế còn phụ thuộc vào hình thức phiên họp, quy tắc về tạm ứng và phân bổ chi phí, giá trị tranh chấp và mức độ cần thiết của năng lực chuyên môn đặc thù. Một lựa chọn hiệu quả là lựa chọn có tổng chi phí và thời gian hợp lý so với độ phức tạp, giá trị và rủi ro của vụ việc.

Ngoài ra, đối với tranh chấp xuyên biên giới, phải tính đến tính hợp lệ và khả năng thi hành phán quyết. Vì khi tranh chấp có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp cần đánh giá thêm kinh nghiệm trọng tài quốc tế, ngôn ngữ tố tụng, luật áp dụng, kỹ năng xử lý chứng cứ xuyên biên giới và khả năng điều hành thủ tục bảo đảm quyền được trình bày của các bên. Cũng cần đặt việc lựa chọn trong bối cảnh địa điểm pháp lý của trọng tài và quốc gia dự kiến yêu cầu công nhận, thi hành phán quyết. Kinh nghiệm quốc tế của trọng tài viên không tự bảo đảm phán quyết được thi hành, nhưng có thể giúp hạn chế những sai sót tố tụng ảnh hưởng đến hiệu lực và khả năng thực thi của phán quyết.

Không có trọng tài viên phù hợp cho mọi tranh chấp. Doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định đúng vấn đề có khả năng quyết định vụ việc, sau đó kiểm tra điều kiện pháp lý, tính độc lập, năng lực chuyên môn và khả năng điều hành tố tụng của ứng viên. Mục tiêu không phải tìm người có khả năng đưa ra phán quyết thuận lợi cho mình, mà là lựa chọn người có đủ năng lực và sự độc lập để giải quyết tranh chấp công bằng, hiệu quả, đúng pháp luật. Đó mới là giá trị thực chất của quyền lựa chọn trọng tài viên trong quá trình giải quyết tranh chấp bằng phương thức trọng tài.