Trong bối cảnh quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công đang được đẩy mạnh, ngày 15/5/2024, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử. Theo đó, kể từ ngày 01/7/2025, các thủ tục hành chính sẽ chỉ được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp. Quy định mới này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho doanh nghiệp trong việc đăng ký và sử dụng tài khoản định danh điện tử để đảm bảo không gián đoạn hoạt động hành chính trên môi trường số. Trước những thay đổi quan trọng này, vào ngày 04/6/2025, Luật sư Nguyễn Nhật Dương đại diện Công ty Luật TNHH HM&P (“HM&P”) đã có những chia sẻ chuyên sâu trong cuộc phỏng vấn trực tuyến với Đài Tiếng nói Nhân dân TP. Hồ Chí Minh (VOH), nhằm giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định, nắm được quy trình thực hiện và có sự chuẩn bị phù hợp.
Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử. Nguồn: Báo Điện tử Chính phủ
Tài khoản định danh điện tử – công cụ xác thực duy nhất cho doanh nghiệp
Theo Luật sư Nguyễn Nhật Dương, tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp chính là danh tính pháp lý được xác lập và xác thực bởi Bộ Công an, dùng để thực hiện các thủ tục hành chính và giao dịch điện tử. Tài khoản này đồng bộ toàn bộ thông tin pháp lý của doanh nghiệp như mã số thuế, mã định danh điện tử, thông tin người đại diện theo pháp luật… và là chìa khóa duy nhất để truy cập, sử dụng các tiện ích công trực tuyến trên nền tảng như VNeID, dichvucong.gov.vn hay dangkykinhdoanh.gov.vn. Việc hợp nhất các tài khoản hành chính cũ thành một tài khoản định danh duy nhất giúp đơn giản hóa thủ tục, tăng cường bảo mật, đồng bộ dữ liệu và giảm thiểu sai sót khi thực hiện giao dịch hành chính công.
Hướng dẫn thủ tục và các lưu ý trong quá trình sử dụng tài khoản định danh điện tử
Luật sư Dương cho biết, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản định danh điện tử theo hai cách:
- Trực tuyến: qua ứng dụng VNeID hoặc website vneid.gov.vn;
- Trực tiếp: tại Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội, hoặc cơ quan cấp căn cước công dân tại địa phương.
Thành phần hồ sơ cơ bản bao gồm:
- Phiếu đề nghị cấp tài khoản (Mẫu TK02 ban hành kèm Nghị định 69);
- CCCD của người trực tiếp đăng ký;
- Giấy ủy quyền nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện.
Thời gian xử lý thông thường là 03 ngày để xác thực thông tin; 07 ngày để doanh nghiệp kích hoạt tài khoản kể từ ngày nhận kết quả.
Bên cạnh việc đăng ký, Luật sư Dương cũng lưu ý doanh nghiệp về các nghĩa vụ và rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng tài khoản định danh:
- Bảo mật thông tin tài khoản và thông báo ngay khi phát hiện dấu hiệu bị xâm nhập trái phép;
- Tự chịu trách nhiệm về thông tin kê khai và giao dịch phát sinh từ tài khoản;
- Tuân thủ đầy đủ quy định về quản lý và khai thác dữ liệu cá nhân liên quan đến danh tính điện tử.
Qua đó, doanh nghiệp cũng cần phân công nhân sự phụ trách rõ ràng để đảm bảo sử dụng hiệu quả và tuân thủ quy định.
Doanh nghiệp FDI và người đại diện là người nước ngoài
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, mọi tổ chức, cá nhân nước ngoài có hoạt động tại Việt Nam, bao gồm doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), đều thuộc đối tượng bắt buộc phải đăng ký tài khoản định danh điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp FDI cũng phải tuân thủ đầy đủ quy trình đăng ký tương tự như doanh nghiệp trong nước. Nếu người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, có hai phương án để doanh nghiệp lựa chọn:
- Cá nhân nước ngoài đăng ký tài khoản định danh cá nhân mức 2 (đã có thẻ thường trú hoặc tạm trú tại Việt Nam), rồi dùng để đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp;
- Ủy quyền cho cá nhân Việt Nam có tài khoản mức 2 thực hiện thay.
Tuy nhiên, HM&P khuyến nghị nên để chính người đại diện đăng ký vì phương án 2 chỉ nên áp dụng trong các trường hợp cần gấp, bởi về dài hạn, việc chính người đại diện hợp pháp trực tiếp đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quản lý tài khoản và thực hiện các giao dịch điện tử liên quan sau này.
Luật sư Cộng sự cấp cao Nguyễn Nhật Dương
Tự động cập nhật thông tin và cơ chế khóa/mở tài khoản định danh điện tử
Thông tin trong tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp sẽ được tự động đồng bộ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành liên quan. Cơ chế đồng bộ này giúp bảo đảm thông tin hiển thị luôn chính xác, đầy đủ và cập nhật theo thời gian thực mà không cần doanh nghiệp phải chủ động điều chỉnh.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, tài khoản định danh điện tử có thể bị khóa trong một số trường hợp, bao gồm: theo yêu cầu của doanh nghiệp; doanh nghiệp vi phạm điều khoản sử dụng ứng dụng VNeID; hoặc khi doanh nghiệp bị giải thể, phá sản, tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động. Khi không còn lý do để duy trì tình trạng khóa, tài khoản có thể được mở lại thông qua quy trình đề nghị từ cơ quan quản lý, cụ thể như sau:
- Cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi Phiếu đề nghị khóa/mở khóa đến cơ quan quản lý căn cước Bộ Công an;
- Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan cấp dưới phải xử lý và trình cấp trên;
- Trong vòng 02 ngày làm việc tiếp theo, thủ trưởng cơ quan quản lý căn cước sẽ xem xét, phê duyệt việc khóa hoặc mở khóa tài khoản định danh thông qua hệ thống điện tử.
Như vậy, Luật sư Dương nhận định việc sử dụng tài khoản định danh điện tử đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ đăng ký đúng quy trình mà còn phải theo dõi sát thông tin pháp lý, kịp thời phối hợp với cơ quan chức năng khi phát sinh yêu cầu kỹ thuật hoặc pháp lý.
Chủ động đăng ký để tránh gián đoạn – Thực trạng và khuyến nghị
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bị xử phạt nếu chưa đăng ký tài khoản định danh điện tử. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025, toàn bộ các tài khoản cũ do Cổng dịch vụ công hoặc hệ thống hành chính cấp bộ, tỉnh cấp sẽ hết hiệu lực. Điều này đồng nghĩa, nếu chưa đăng ký tài khoản định danh điện tử, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện bất kỳ thủ tục hành chính trực tuyến nào, gây gián đoạn đáng kể đến hoạt động sản xuất – kinh doanh.
Thực tế, theo Luật sư Dương dù thủ tục đăng ký không phức tạp, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong quá trình triển khai. Một trong những vướng mắc phổ biến là hệ thống xử lý hồ sơ chậm phản hồi, gây ra độ trễ kéo dài dù hồ sơ đã được xác nhận là hợp lệ. Nhiều doanh nghiệp đã phải chờ đợi hơn 2–3 tháng mà chưa được cấp tài khoản hoặc chưa nhận được thông báo tiếp theo từ cơ quan chức năng.
Từ thực tiễn hỗ trợ doanh nghiệp, Luật sư Dương nhận thấy việc chủ động đăng ký sớm là giải pháp cần thiết để tránh gián đoạn trong quá trình tương tác với các cơ quan nhà nước. Đồng thời, HM&P kiến nghị cơ quan có thẩm quyền cần rà soát, nâng cấp hệ thống kỹ thuật và bảo đảm thời hạn xử lý hồ sơ theo quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số.
Việc đăng ký và sử dụng tài khoản định danh điện tử không chỉ là yêu cầu về mặt kỹ thuật, mà còn là bước chuẩn bị thiết yếu để doanh nghiệp duy trì tính liên tục trong hoạt động hành chính và giao dịch số. Với kinh nghiệm thực tiễn, đội ngũ luật sư HM&P sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình chuyển đổi số hành chính, từ tư vấn thủ tục, hỗ trợ kỹ thuật đến kiểm soát rủi ro pháp lý.
Xem thêm: Doanh nghiệp FDI vẫn phải đăng ký định danh điện tử VNeID
.png)
+84 28 7308 0839
hmplaw.vn
