Một số lưu ý không thể bỏ qua khi tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

Tháng 4 hằng năm được xem là “mùa đại hội” vì đây là thời điểm mà các công ty cổ phần buộc phải tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (“ĐHĐCĐ”) thường niên theo quy định. Do đó, trong giai đoạn này, rất nhiều thắc mắc mà các công ty cổ phần đặt ra liên quan đến việc làm thế nào để tổ chức một cuộc họp ĐHĐCĐ bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật và mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp một số lưu ý quan trọng trong quá trình tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ mà doanh nghiệp không thể bỏ qua khi tổ chức một cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên.

Theo Điều 151 Luật Doanh nghiệp 2020 thì căn cứ để cơ quan có thẩm quyền hủy nghị quyết ĐHĐCĐ bao gồm hai trường hợp: (i) trình tự, thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của ĐHĐCĐ vi phạm nghiêm trọng quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty và (ii) nội dung nghị quyết vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.

Quy trình tổ chức một cuộc họp ĐHĐCĐ phải trải qua nhiều bước, từ giai đoạn chuẩn bị trước cuộc họp cho đến khi tiến hành cuộc họp và ban hành nghị quyết ĐHĐCĐ. Do đó, việc này đòi hỏi các công ty và người triệu tập cuộc họp phải nắm rõ các quy định pháp luật về trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp, đồng thời tuân thủ chặt chẽ các quy định này.

Lưu ý về thủ tục lập danh sách cổ đông và gửi thông báo mời họp

Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp là một trong những thủ tục đầu tiên mà công ty phải thực hiện. Theo quy định hiện nay, việc lập danh sách cổ đông được thực hiện không quá mười ngày trước ngày gửi thông báo mời họp[1]. Nếu danh sách này được lập trước ngày dự họp quá mười ngày, việc này có thể ảnh hưởng đến quyền dự họp của các cổ đông mới tham gia vào công ty, do đó, đây có thể là một căn cứ để các cổ đông hoặc nhóm cổ đông mới tham gia vào công ty và nắm giữ từ 5% cổ phần công ty trở lên (trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác) yêu cầu hủy bỏ nghị quyết ĐHĐCĐ. Đối với công ty đại chúng, yêu cầu về việc lập danh sách cổ đông còn được quy định chặt chẽ hơn, cụ thể, công ty đại chúng phải thực hiện công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền dự họp tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng[2]. Quy định này nhằm giúp các cổ đông công ty chủ động trong việc giao dịch cổ phiếu của công ty, đồng thời giúp những cá nhân, tổ chức có mong muốn trở thành cổ đông của công ty lựa chọn việc mua cổ phiếu của công ty sớm hơn để được hưởng quyền dự họp ĐHĐCĐ.

Gửi thông báo mời họp cũng là một trong những thủ tục quan trọng trước khi tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ. Khác với Luật Doanh nghiệp 2014, Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu việc gửi thông báo mời họp phải được thực hiện chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Quy định này giúp bảo đảm thư mời họp phải được gửi đến tất cả các cổ đông của công ty, đồng thời cổ đông của công ty có thể chủ động trong việc sắp xếp thời gian tham dự cuộc họp. Đây được xem là một trong những thủ tục quan trọng bởi lẽ quyền dự họp của cổ đông có thể bị ảnh hưởng nếu công ty không tuân thủ thời hạn gửi thông báo mời họp theo quy định này. Song song với việc gửi thông báo mời họp cho cổ đông, công ty đại chúng còn phải công bố trên trang thông tin điện tử của công ty và của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán (trường hợp là tổ chức niêm yết, tổ chức đăng ký giao dịch) về việc họp ĐHĐCĐ tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc họp ĐHĐCĐ cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn[3].

Lưu ý về điều kiện tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ

Mặc dù công tác chuẩn bị cho cuộc họp ĐHĐCĐ có thể trải qua một thời gian dài, tuy nhiên, cuộc họp này vẫn có nguy cơ không thực hiện được nếu không đáp ứng điều kiện để tiến hành. Theo quy định tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp lần thứ nhất chỉ được tiến hành khi số lượng cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết, nếu không đạt tỷ lệ này, người triệu tập cuộc họp phải hủy cuộc họp để gửi thông báo mời họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp lần thứ hai chỉ được tiến hành khi số lượng cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên, nếu không đạt tỷ lệ này, người triệu tập cuộc họp phải hủy cuộc họp để gửi thông báo mời họp lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Đến lần thứ ba, cuộc họp sẽ được tiến hành mà không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp. Lưu ý: tỷ lệ dự họp cụ thể trong cuộc họp lần thứ nhất và lần thứ hai sẽ do Điều lệ của công ty quy định.

Thông thường, việc kiểm tra điều kiện tiến hành cuộc họp sẽ diễn ra trong quá trình đăng ký cổ đông dự họp và ngay trước thời điểm khai mạc cuộc họp theo chương trình dự kiến, người triệu tập họp cần theo dõi để nắm được tỷ lệ phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, từ đó xác định cuộc họp có đủ điều kiện tiến hành hay không.

Thêm một lưu ý rằng, Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép Điều lệ công ty quy định một thời hạn khác cho việc gửi thông báo mời họp lần thứ hai và lần thứ ba. Tuy nhiên, thời hạn này cũng cần phải hợp lý để cổ đông công ty có thể sắp xếp tham dự đầy đủ, trong nhiều trường hợp, việc mời họp lần thứ hai và lần thứ ba trong vỏn vẹn chỉ vài ngày sau cuộc họp lần thứ nhất có thể bị xem là không hợp lý, và không nhằm hướng tới mục đích tạo điều kiện cho toàn bộ cổ đông của công ty đều có thể tham dự cuộc họp.

Lưu ý trong quá trình kiểm phiếu

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định một số trường hợp cổ đông không có quyền biểu quyết đối với nội dung cuộc họp đến từ việc cổ đông sáng lập dự định chuyển nhượng cổ phần cho người không phải là cổ đông sáng lập của công ty[4] hoặc cổ đông có lợi ích liên quan từ giao dịch đang được biểu quyết thông qua bởi ĐHĐCĐ[5]. Do đó, trong các trường hợp này, Ban kiểm phiếu được bầu ra phải lưu ý đến các cổ đông này, trường hợp các cổ đông này vẫn tham gia biểu quyết, cần phải loại bỏ phiếu biểu quyết có liên quan để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật.

Ngoài những lưu ý về trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ như trên, công ty cũng cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật và Điều lệ công ty về nội dung của cuộc họp, làm cơ sở cho nội dung của nghị quyết ĐHĐCĐ. Cần lưu ý rằng, ngay từ đầu, các nội dung thuộc chương trình cuộc họp đều phải thuộc quyền và nghĩa vụ của ĐHĐCĐ.  

Đối với những nội dung thuộc về quyền và nghĩa vụ của ĐHĐCĐ, đáng chú ý như:

Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty

Thông thường, việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty liên quan đến những nội dung quan trọng và thuộc thẩm quyền quyết định của ĐHĐCĐ như việc tăng/giảm vốn điều lệ; thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý của công ty,… Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp, việc sửa đổi Điều lệ không ảnh hưởng quá nhiều đến hoạt động của công ty như trường hợp cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính. Mặc dù vậy, để bảo đảm tuân thủ tuyệt đối các quy định pháp luật, bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến các nội dung được quy định tại Điều lệ công ty cũng thuộc thẩm quyền quyết định của ĐHĐCĐ.

Thẩm quyền của ĐHĐCĐ đối với một số quyết định, giao dịch, hợp đồng

Pháp luật hiện nay quy định một số quyết định, giao dịch, hợp đồng quan trọng phải thuộc thẩm quyền chấp thuận của ĐHĐCĐ[6], đơn cử như (i) đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty (trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ, giá trị khác)[7] hoặc (ii) phương án sử dụng vốn thu được từ đợt phát hành cổ phiếu lần đầu, phát hành thêm ra công chúng; chào bán cổ phiếu riêng lẻ và nhiều trường hợp khác[8] (“Quyết định thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ”) hoặc (iii) các hợp đồng, giao dịch với một số người có liên quan và có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất (trường hợp Điều lệ công ty không quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn) hoặc (iv) hợp đồng, giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó (“giao dịch, hợp đồng thuộc thẩm quyền chấp thuận của ĐHĐCĐ”).

Hiện nay, nghị quyết ĐHĐCĐ một số công ty có nội dung về việc ủy quyền cho HĐQT toàn quyền quyết định đối với các Quyết định thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ, hoặc ủy quyền cho HĐQT chấp thuận các giao dịch, hợp đồng thuộc thẩm quyền chấp thuận của ĐHĐCĐ mặc dù trước đó HĐQT đã không trình ĐHĐCĐ dự thảo các giao dịch, hợp đồng này tại cuộc họp ĐHĐCĐ. Các trường hợp này hiện không tuân thủ quy định của pháp luật, cụ thể là các quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn. Hành vi vi phạm trong việc ủy quyền diễn ra khá thường xuyên buộc Ủy ban Chứng khoán Nhà nước phải có công văn nhắc nhở các doanh nghiệp phải tuân thủ quy định của pháp luật trong các trường hợp này[9]. Hơn nữa, doanh nghiệp cần hiểu rằng đây hoàn toàn có thể là căn cứ để Tòa án, Trọng tài hủy nghị quyết ĐHĐCĐ khi có yêu cầu.

Tóm lại, khi tổ chức ĐHĐCĐ, công ty cổ phần mà cụ thể là người triệu tập cuộc họp phải nghiên cứu kỹ các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp cũng như những nội dung thuộc thẩm quyền quyết định, chấp thuận của ĐHĐCĐ, đồng thời tuân thủ chặt chẽ các quy định này. Điều này không những giúp cuộc họp ĐHĐCĐ của công ty được tổ chức một cách suôn sẻ, hiệu quả, tiết kiệm chi phí mà còn loại bỏ các căn cứ để Tòa án, Trọng tài có thể hủy nghị quyết được ban hành từ cuộc họp này.